01.02.2017

Neues Meldeverfahren

Neuer Lohnnachweis bringt Änderungen

Zum Ende des letzten Jahres erhielten Friseurunternehmen wichtige Post von ihrer gesetzlichen Unfallversicherung. Die BGW erläutert das neue Meldeverfahren.

Die gesetzliche Unfallversicherung sichert Unternehmen und Beschäftigte ab. Durch den neuen Lohnnachweis ändert sich das zugehörige Meldeverfahren in einer zweijährigen Übergangsphase. ILLUSTRATION: www.fotolia.de/artitcom

 

Das Schreiben, welches in der 46. Kalenderwoche 2016 an Friseurbetriebe verschickt wurde, enthält die Zugangsdaten, die bei der Meldung zur Unfallversicherung (UV) verwendet werden müssen. Bei diesem UV-Meldeverfahren, das die Grundlage für die Beitragsberechnung bildet, stehen Änderungen bevor: In Zukunft melden Arbeitgeber mit dem neuen digitalen Lohnnachweis die Entgelte, Arbeitsstunden und Anzahl der Beschäftigten an die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW). Dieses Verfahren wird nach einer Übergangsphase den bisherigen Entgeltnachweis ablösen. Seit 1. Dezember 2016 stehen dazu erste Umstellungen in den Unternehmen, den Entgeltabrechnungsstellen und Steuerberatungen an.
Die Rechtsgrundlage für das neue UV-Meldeverfahren hat der Deutsche Bundestag Ende 2014 im Vierten Buch des Sozialgesetzbuchs geschaffen (5. SGB IV-ÄndG). Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der digitale Lohnnachweis wird direkt mithilfe der verwendeten Software zur Entgeltabrechnung erstellt und verschickt. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.   

Datenabgleich notwendig
Vor der eigentlichen Meldung zum Lohnnachweis werden zunächst Stammdaten zur Unfallversicherung des Betriebs abgeglichen, so dass nur korrekte Meldungen abgegeben werden können. Den Stammdatenabgleich müssen die Unternehmen über ihr Entgeltabrechnungsprogramm anstoßen – dies ist seit 1. Dezember 2016 möglich. Wird kein solches Programm verwendet, kann alternativ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zum Einsatz kommen.

Parallelverfahren sichert Datenqualität
In einer auf zwei Jahre angelegten Übergangsphase übermitteln die Unternehmen ihre Daten sowohl über den neuen digitalen Lohnnachweis als auch mit dem bekannten Entgeltnachweis. Dieser kann nach wie vor schriftlich, per Fax oder online bei der BGW eingereicht werden. Das Parallelverfahren stellt sicher, dass die richtigen Daten übermittelt werden und die BGW den Beitrag korrekt berechnen kann.
Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wird immer rückwirkend erhoben. Bis Mitte Februar 2017 steht die Meldung der Unternehmen für das Beitragsjahr 2016 an – per Entgeltnachweis und neu zusätzlich per Lohnnachweis. Im Folgejahr 2018 ist ebenfalls bis Mitte Februar noch einmal eine Parallelmeldung für das Beitragsjahr 2017 nötig. Ab dem Beitragsjahr 2018 (mit Stichtag 16. Februar 2019) erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis.

Zugangsdaten an Steuerberatungen weiterleiten
Das im November 2016 zugestellte Schreiben der BGW enthält das Formular für den Entgeltnachweis sowie die Zugangsdaten für den digitalen Lohnnachweis mit vorgeschaltetem Stammdatenabgleich:
- Betriebsnummer der BGW: 15186676
- Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
- PIN
Diese Daten sollten rechtzeitig an die Entgeltabrechnungsstelle bzw. das Steuerberatungsbüro weitergeleitet werden.

Ausführliche Informationen zum Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung und zum digitalen Lohnnachweis finden sich auf der Website der BGW unter www.bgw-online.de/meldeverfahren

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